Categorïau
Cyn dechrau talu staff, mae angen cofrestru fel Cyflogwr gyda CThEM ar gyfer TWE (PAYE). Mae angen cofrestru ar gyfer hyn fel eich bod yn gallu gyrru gwybodaeth cyflogau, treth incwm, yswiriant gwladol, ac unrhyw beth arall yn ymwneud ag incwm y staff i ffwrdd i CThEM yn fisol.
- I gofrestru, cliciwch ar y linc isod a darparwch y manylion priodol, h.y. pethau fel enw’r busnes, cyfeiriad, dyddiad dechreuodd y busnes weithredu, dyddiad talu staff, ayb:
https://www.tax.service.gov.uk/shortforms/form/EMPREG_CharComm
- Dim ond unwaith sydd rhaid gwneud hyn ar y dechrau, felly os ydych yn drysorydd newydd, bydd hyn mwy na thebyg mewn lle ac wedi ei wneud yn barod, a bydd y manylion gan yr hen drysorydd, neu eich darparwr cyflogres allanol os yw’r Cylch yn talu rhywun allanol i redeg y gyflogres.
- Ar ôl cwblhau’r cofrestru, bydd llythyr yn cyrraedd y cyfeiriad a ddarparwyd yn y cofrestriad o fewn pythefnos, a fydd yn cynnwys dau gyfeirnod, cyfeirnod TWE (PAYE Reference ‘123/AB45678’) ac ‘Accounts Office Reference’ (123AB45678910). Bydd y rhain yn unigryw i’ch cyflogres chi, a byddant yn cael eu defnyddio i adnabod y wybodaeth rydych yn ei yrru i CThEM pob mis, ac yna bydd y wybodaeth TWE yma yn gallu cael ei roi yn erbyn eich cyfrif TWE chi.
- Mae modd agor cyfrif TWE ar-lein ar y linc isod, a gyda hyn bydd modd cadw llygaid ar bethau fel newidiadau mewn codau treth i’r staff, biliau TWE dyledus, ac unrhyw beth arall yn ymwneud â rhedeg cyflogres. Bydd manylion pob ‘RTI’ (Real time information) rydych yn ei gyflwyno i’w weld ar eich cyfrif TWE ar-lein.
https://www.gov.uk/paye-online/enrol
- Mae angen gyrru ‘RTI’ i ffwrdd i CThEM yn fisol, neu’n wythnosol os ydych yn talu staff yn wythnosol, mewn ffurf ‘FPS’ (Full Payment Submission) drwy’r gyflogres. Mae’n cael ei alw’n RTI gan fod angen cyflwyno’r wybodaeth yma mewn ‘real time’, felly mae angen gyrru’r wybodaeth yma i CThEM ar ddiwrnod talu’r staff a dim hwyrach.
- Bydd yr RTI yn cynnwys manylion am bopeth yn ymwneud â chyflog y staff am y cyfnod talu hwnnw, h.y. cyfanswm gros, treth incwm, yswiriant gwladol, unrhyw daliadau am fenthyciad myfyriwr sy’n ddyledus, unrhyw daliadau statudol am gyfnod mamolaeth/tadolaeth, ac unrhyw beth arall sydd wedi ei gynnwys yn y gyflog
- O’r wybodaeth yma, bydd CThEM yn gallu cyfrifo eich bil TWE misol.
- Mae’r didyniadau (deductions) sydd i’w weld ar slipiau cyflog, h.y. treth incwm, benthyciad myfyriwr ac yswiriant gwladol, angen cael ei dalu drosodd i CThEM gan y Cyflogwr bob mis.
- Mae rhai pethau i fod yn ymwybodol ohonnyn nhw, ac sydd yn gallu cael ei dynnu oddi ar eich bil TWE dyledus am y mis. Un o’r rhain yw’r ‘Employment Allowance’. Oni bai eich bod wedi talu dros £100,000 o yswiriant gwladol cyflogwr yn y flwyddyn ariannol cynt, byddwch yn debygol o fod o fewn y meini prawf i fod yn gymwys i hwn, sy’n golygu bod dim angen i chi dalu’r £4,000 cyntaf o yswiriant gwladol cyflogwr bob blwyddyn ariannol. Gweler y linc isod am y meini prawf llawn:
https://www.gov.uk/claim-employment-allowance/eligibility
- Rhywbeth arall sydd yn cael ei ddidynnu o’ch bil TWE misol yw unrhyw daliad mamolaeth/tadolaeth/mabwysiadu statudol rydych yn talu i aelod o staff. Bydd lleiafswm o 92% yn cael ei dynnu oddi ar eich bil am y mis, ond bydd y canran yma yn 103% os ydych yn gymwys i dderbyn ‘SER’ sef ‘Small Employers’ Relief’. Byddwch yn gymwys i gael SER os yw eich cyfanswm yswiriant gwladol cyflogwr am y blynyddoedd ariannol cynt yn llai na £45,000, sydd yn uchel iawn, felly byddwch mwy na thebyg yn cael y canran uchaf.
- Byddwch yn gallu cael adroddiad o’ch meddalwedd cyflogres a bydd yn gweithio cyfanswm eich bil TWE misol i chi, ac mae angen talu’r cyfanswm yma drosodd i CThEM rhwng y 5ed â’r 22ain o’r mis dilynol, e.e. ar gyfer cyflogau mis Medi, bydd angen talu CThEM rhwng y 5ed â’r 22ain o Hydref. Mae sawl dull gwahanol o dalu’r arian, e.e. ar-lein, siec, cerdyn a debyd uniongyrchol; gweler y linc isod am y manylion llawn. Bydd angen defnyddio eich Accounts Office Reference fel eich cyfeirnod wrth dalu’r arian yma.
https://www.gov.uk/pay-paye-tax
- Bydd y canran priodol o unrhyw un o’r taliadau statudol uchod yn cael eu rhoi yn erbyn eich bil TWE misol yn awtomatig, does dim angen i chi wneud dim byd ychwanegol.
- Os yw aelod/aelodau o staff i ffwrdd am un o’r rhesymau uchod, a bod y canran o’r tâl allwch chi hawlio yn ôl yn uwch na’r didyniadau TWE (treth incwm, yswiriant gwladol a benthyciad myfyriwr) am y mis, yna byddwch mewn credyd gyda CThEM, ac yn lle gorfod talu bil TWE am y mis fel arfer, nhw fydd gydag arian yn ddyledus i’w ad-dalu i chi:
Esiampl: Os mae’r taliadau SMP am y mis yn £500, a dywedwn eich bod yn gallu hawlio 103% o hwn yn ôl, felly £500 x 1.03 = £515, a dywedwn fod cyfanswm TWE’r staff am y mis yn dod i £100, yna: £100 – £515 = -£415, h.y. mae gan y CThEM £415 yn ddyledus i dalu yn ôl i chi am y mis.
- Ni fydd CThEM yn talu’r arian yma yn ôl i’ch cyfrif banc chi, ond bydd y credyd yn cael ei gario ymlaen dros y misoedd tan fod eich balans yn clirio ac yn dod yn bositif eto, h.y. mae gennych chi arian yn ddyledus i dalu iddyn nhw eto. Os na allwch chi fforddio cario’r balans hyn ymlaen am fisoedd/blynyddoedd, gallwch gysylltu gyda CThEM, a gofyn iddynt dalu’r arian yn ôl i chi, manylion ar y linc isod.
https://www.gov.uk/recover-statutory-payments
- Mae hefyd modd hawlio taliadau statudol o flaen llaw, a chael y swm cyfan am y cyfnod o absenoldeb statudol wedi ei dalu i gyfrif banc y Cylch/feithrinfa fel un lwmp swm cyn i’r aelod o staff ddechrau eu cyfnod o absenoldeb. Gall hyn gael ei wneud drwy eich cyfrif TWE ar-lein os oes gennych chi un, neu wrth lenwi’r ffurflen briodol ar waelod y linc isod:
- Bydd hyn o fudd i unrhyw Gylch/feithrinfa na all fforddio talu cyflog cyfnod mamolaeth unigolyn, a thalu cyflog rhywun arall dros dro i weithio’r oriau yma am y 9-12 mis nesaf o bosib.
- Pan mae aelod newydd o staff yn dechrau gweithio i gyflogwr, mae angen iddynt ddarparu’r wybodaeth briodol am hyn i CThEM.
- Er mwyn cael y wybodaeth gywir, bydd angen i’r unigolyn newydd lenwi ffurflen o’r enw ‘Starter Checklist’ sydd ar gael ar wefan y CThEM (linc isod), a byddwch chi neu eich darparwr cyflogres yn defnyddio’r ffurflen yma i ychwanegu’r aelod newydd i’r gyflogres. Bydd hwn yn gofyn am fanylion fel enw, cyfeiriad, rhif yswiriant gwladol, os oes ganddynt swydd arall neu unrhyw fenthyciad myfyriwr, ayb. Bydd hyn i gyd yn cael ei fewnbynnu i’r gyflogres er mwyn sicrhau bod cyflog yr unigolyn yn gywir.
Starter checklist for PAYE – GOV.UK (www.gov.uk)
- Ar ôl gwneud hyn, a phrosesu taliad cyntaf yr unigolyn newydd, bydd y wybodaeth i gyd yn cael ei yrru i ffwrdd i CThEM ar yr FPS (Full Payment Submission), ac yna gallwn weld faint o gyflog maent yn ei ennill yn y swydd yma ac unrhyw swydd arall er mwyn gwneud yn siŵr fod popeth yn iawn o ran y dreth, unrhyw fenthyciad myfyriwr, â’r yswiriant gwladol.
- Bydd y ‘Starter Checklist’ ar ben ei hun yn ddigonol os mai dyma swydd gyntaf yr aelod staff yn y flwyddyn ariannol bresennol neu os oes ganddynt ail swydd.
- Os ydynt wedi gadael swydd arall, a dechrau swydd yn y Cylch o fewn yr un flwyddyn ariannol, dylai fod ganddynt ffurflen arall gan yr hen gyflogwr a fydd yn cynnwys gwybodaeth briodol i’w roi yn y gyflogres hefyd, h.y. P45.
- Dyma’r ffurflen sydd yn cael ei greu pan mae rhywun yn gadael eu swydd, â’u bod yn cael eu tynnu oddi ar y gyflogres. Bydd angen i chi, neu eich darparwr cyflogres os ydych yn defnyddio rhywun allanol, wneud yn siŵr fod hwn yn cael ei basio ymlaen i’r unigolyn sydd yn gadael.
- Ar y P45, bydd manylion fel dyddiad gadael, cod treth yr unigolyn ar y dyddiad gadael, sawl mis neu wythnos sydd wedi bod yn y flwyddyn ariannol bresennol, faint o gyflog ennillwyd a faint o dreth maent wedi talu yn y flwyddyn ariannol.
- Os ydy unigolyn yn gorffen swydd a dechrau un newydd o fewn yr un flwyddyn ariannol, gall y P45 o’r swydd maent newydd orffen gael ei roi i’r cyflogwr newydd gyda’r ‘Starter Checklist’ (dim yn lle), ac yna fydd pwy bynnag sydd yn rhedeg y gyflogres yn gallu mewnbynnu’r manylion ynglŷn â’r incwm â’r dreth sydd wedi ei dalu yn barod yn y flwyddyn ariannol yma gan yr unigolyn, i wneud yn siŵr fod popeth yn gyfredol ac na fydd unrhyw tan-daliad neu ordaliad treth ganddynt erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.